マイナンバーを取り扱うときの注意点

マイナンバーは、個人の情報が紐づけされる重要な番号です。

集める場面

企業は、従業員のマイナンバーを集めなければなりません。

このため、従業員にマイナンバーの提出を促す必要があります。

企業がマイナンバーを集めることは義務ですが、従業員による企業へのマイナンバー提出は任意です。

そのため、強制的に提出させるといったことはできません。

本人が、マイナンバーの提出を拒否したときは、その旨を記載した書面を提出してもらいましょう。

 

利用する場面

マイナンバーを利用するときは、定められた手続きなど、範囲以外では利用できません。

このため、社内の従業員番号に使うなど、法令で定められた以外の利用は、法令違反となります。

マイナンバーが利用できる範囲は、税・社会保険・災害対策など法令等で定めれらた範囲のみで、利用したときは、記録を残すことが求められます。

また、マイナンバーは、決められた場所で利用し、他の人から見えないようにするといったことも必要です。

 

罰則

もしマイナンバーを漏えいしたときは、罰則があります。

企業だけでなく、マイナンバーの取扱者自身も罰則の対象になります。

それが故意でなくても、漏えいしたときは、状況に応じて個人情報保護委員会から、管理などの改善命令が出されることがあります。

それに従わないときは、罰則が適用されることもあります。

また、過失があったときは、罰則以外に漏えいされた人から損害賠償請求をされる可能性もあります。

取扱いなどは、マイナンバー法で定まっているので、社内管理体制や取扱いについて見直し行い、適切かどうか確認されることをおすすめします。